• 04533873425 - 6
  • info@mobadelsazaneartavil.com
/ تحقیق و توسعه / مقالات مرتبط / آشنایی با سیستم مدیریت پروژه سازمانی یا EPM

آشنایی با سیستم مدیریت پروژه سازمانی یا EPM

مدیریت پروژه سازمانی یا Epm چیست؟

در سال‌های اخیر، افزایش سرعت گردش اطلاعات، شدت و سرعت تحولات محیط کسب و کار را به میزان قابل توجهی افزایش داده است. به همین دلیل، سازمان‌ها به دنبال یافتن راهکارهایی برای مدیریت و کنترل دقیق فرآیندهای سازمان هستند. یکی از این راهکارها، مدیریت پروژه سازمانی (EPM) است.
سازمان‌ها با اجرای EPM ، ضمن آگاهی از وضعیت کسب و کار، می‌توانند از اتلاف منابع نیز جلوگیری کنند.
پروژه‌ها، عناصر اساسی موفقیت یک شرکت به حساب می‌آیند و سازمان‌ها برای اجرای روان و کارآمد آنها به مدیریت پروژه تکیه می‌کنند.
مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management) یا EPM، مدیریت پروژه‌های متعدد در سراسر سازمان است که این امر مستلزم توسعه فرآیندهای استاندارد برای ساده سازی مدیریت پروژه در کل مجموعه است. به بیان دیگر، مدیریت پروژه سازمانی EPM، بر پروژه‌های مختلفی که همزمان در بخش‌های مختلف انجام می‌شوند، نظارت می‌کند تا مطمئن شود که آن‌ها اهداف و انتظارات سازمان را برآورده خواهند کرد. این راهکار توسط شرکت Microsoft و بر پایه مجموعه‌ای از نرم افزارها ارائه شد.راهکار EPM، ضمن اینکه منجر به ارتباط بهتر و موثرتر اعضای پروژه می‌شود، می‌تواند افزایش بهره وری، افزایش میزان سود و بهبود شیوه‌های مدیریت پروژه را نیز به همراه داشته باشد.
هدف EPM، برقراری پیوند میان اهداف سازمان و اهداف پروژه‌های در حال انجام است تا جایی که مطمئن شوید منابع کسب و کار شما در مسیر مناسب هدایت شده‌اند.


بررسی عناصر مدیریت پروژه سازمانی
عناصر EPM به 7 بخش تقسیم می‌شوند. در ادامه این بخش‌ها را معرفی و بررسی خواهیم کرد.
  1. تحلیل ریسک

تجزیه و تحلیل ریسک، تاثیر کمی خطرات بر روی پروژه‌ها را شناسایی، بررسی و ارزیابی می‌کند تا اقدامات مناسب برای کاهش آن‌ها انجام شود. از آنجا که تحلیل ریسک، به دانش و تجربه کامل در مورد سازمان و پروژه، نیاز دارد، یک فرآیند نسبتا پیچیده به شمار می‌رود. برای مدیریت کارآمد و موثر این بخش می‌توانید تعدادی از استانداردهای EPM را اعمال کنید. مانند:
  • ایجاد معیاری برای اندازه گیری خطرات پیش بینی شده، خطرات جاری و ذخایر احتمالی
  • استفاده از تکنیک تخمین پروژه که امکان کاهش ریسک را از طریق برنامه‌های احتمالی فراهم می‌کند.
تلفیق تجزیه و تحلیل ریسک با فرآیندهای EPM می‌تواند به تیم پروژه در هنگام تصمیم گیری در مورد میزان پذیرش ریسک، قدرت مدیریت و کنترل بیشتری بدهد.
  1. برآورد ساختاری

برآورد پروژه از اجزای کلیدی مدیریت پروژه و شامل برآورد هزینه‌ها، منابع و زمان پروژه است. برای این منظور، EPM استانداردهایی را تعیین می‌کند. به عنوان مثال، دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، چرخه زندگی استاندارد برای تحویل پروژه را تعریف کرده و نمونه‌ای از پروژه‌های قبلی را برای مدیران پروژه ارائه می‌دهد.
  1. بررسی پروژه

بررسی دوره‌ای پروژه‌ها، پیشرفت پروژه‌های جاری و خطرات احتمالی را بررسی می‌کند. EPMO، می‌تواند 4 نوع بررسی انجام دهد: تعهد پروژه، راه اندازی پروژه، پیشرفت پروژه و بسته شدن پروژه. هدف از این بررسی‌ها، علاوه بر ارزیابی استانداردهای پروژه و مسائل مربوط به آن، پاسخ به این سوال است که آیا برای کاهش خطر، انجام به روز رسانی لازم است، یا نه.
یکی از رویکردهای بررسی پروژه، اختصاص رنگ‌هایی است که میزان اهمیت برای جنبه‌های مختلف پروژه مانند مشتری، تیم، بودجه و… را نشان می‌دهد. این رنگ‌ها معمولا با «قرمز»، «زرد» و «سبز» مشخص می‌شوند. به این ترتیب شما می‌توانید فوریت‌های اساسی را مطرح کرده و در جلسات سازمان، آن‌ها را کنترل و مدیریت کنید.
  1. رهبری مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، بدون آموزش و منابع کافی، سخت و استرس زا است. EPMOs ضمن ارائه آموزش برای کمک به مدیران پروژه در توسعه و فراگیری مهارت‌های فنی و مدیریتی مورد نیاز، در EPMOs نیز سرمایه گذاری می‌کند. علاوه بر این، EPMO مدیران پروژه را راهنمایی می‌کند تا هنگام برنامه ریزی، اجرای پروژه، تصمیم گیری و حل مشکلات از آنها پشتیبانی کنند.
به خاطر داشته باشید که آموزش، می‌تواند توسط کارشناسان مدیریت پروژه داخلی یا منابع خارجی ارائه شود.
  1. مدیریت مسائل تشدید شده

تشدید مدیریت پروژه، مسئل را به سطح بالاتری از اولویت‌ها انتقال می‌دهد. ممکن است برای کنترل این مسائل به مداخله تیم اجرایی نیاز پیدا کنید. EPMO، مسئول ایجاد قوانین و فرآیندهای مشترک برای بهبود سیستم مدیریت مسئله است که در بخش‌های مختلف اعمال می‌شود.
سامانه مدیریت پروژه سازمانی، لیستی از موضوعاتی که به طور مکرر باز شده‌اند را در جلسات مدیریت بررسی می‌کند تا دلایل مشترک این مسائل را مشخص کرده و تغییرات لازم در بخش مختلف سازمانی را پیشنهاد دهد.
  1. حسابداری زمان

در چرخه عمر پروژه، «زمان» نقش مهمی دارد. داشتن یک سیستم ردیابی زمان، امکان اندازه گیری دقیق زمان صرف شده برای یک پروژه را فراهم می‌کند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، می‌تواند از داده‌های جدول زمانی هر تیم برای توسعه دستورالعمل‌های برنامه ریزی و پیش بینی پروژه‌های آینده استفاده کند.
  1. سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعاتی به منزله ستون فقرات EPM به شمار می‌آید. استفاده از نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه‌های سازمانی می‌تواند در انجام برنامه ریزی، ارائه گزارش و ردیابی پروژه، زمان زیادی را ذخیره کند.




"واحد تحقیق و توسعه شرکت مبدل سازان آرتاویل (MSA-R&D)"